Η Διοικητική Υποστήριξη που παρέχεται μέσω της Μονάδας Δ΄ αφορά στη διασφάλιση της εύρυθμης λειτουργίας της Ειδικής Υπηρεσίας Διαχείρισης του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Εκπαίδευση και Δια Βίου Μάθηση» και στην ομαλή υλοποίηση των πράξεων της Τεχνικής Υποστήριξης Εφαρμογής.
Απώτερος στόχος είναι η υποβοήθηση της επιτάχυνσης της υλοποίησης του Ε.Π., η ενίσχυση της ποιότητας της διαχείρισης και της παρακολούθησης της υλοποίησης, προκειμένου να εξασφαλιστεί η βέλτιστη αξιοποίηση των κοινοτικών και εθνικών πόρων.
Οι ενέργειες της Διοικητικής Υποστήριξης αφορούν στον προγραμματισμό, στο σχεδιασμό, στην προετοιμασία, στην αξιολόγηση, στη διαχείριση, στην παρακολούθηση, στη δημοσιότητα, στην εφαρμογή και στον έλεγχο του Ε.Π.
Συγκεκριμένα η Διοικητική Υποστήριξη περιλαμβάνει τις εξής αρμοδιότητες :
- Μεριμνά για την κατάρτιση του ετήσιου προγράμματος ενεργειών τεχνικής υποστήριξης της εφαρμογής σε συνεργασία με τις άλλες μονάδες και την υποβολή του προς έγκριση στο Υπουργείο Οικονομίας και Οικονομικών.
- Εκτελεί τα έργα τεχνικής υποστήριξης της εφαρμογής με δικαιούχο τη Διαχειριστική Αρχή και τηρεί τα στοιχεία φυσικού και οικονομικού αντικειμένου των έργων αυτών.
- Ειδικότερα εκτελεί έργα προμηθειών (εξοπλισμός γραφείων, ηλεκτρονικός εξοπλισμός, μηχανές γραφείου, έντυπα, βιβλία), παροχής υπηρεσιών (σύμβουλοι, εμπειρογνώμονες, μελέτες), προμηθειών και παροχής υπηρεσιών για την κάλυψη των λειτουργικών αναγκών (αναλώσιμα υλικά, υπηρεσίες καθαριότητας, τηλεπικοινωνιακές υπηρεσίες, υπηρεσίες δημοσίων σχέσεων, δαπάνες ταχυδρομικών, ταχυμεταφορών, μετακινήσεις προσωπικού, προσκεκλημένων) και παροχής υπηρεσιών στο πλαίσιο επιτροπών ή ομάδων εργασίας.
- Η εκτέλεση των έργων περιλαμβάνει ενέργειες ανάθεσης, υλοποίησης, παρακολούθησης, παραλαβής, πληρωμής και αποστολής / διάθεσης των απαραίτητων δικαιολογητικών των δαπανών, τόσο στην Υπηρεσία Δημοσιονομικού Ελέγχου, όσο και σε κάθε άλλη εθνική ή κοινοτική αρχή, προκειμένου να πραγματοποιηθεί ο έλεγχος επιλεξιμότητας και νομιμότητας των δαπανών.
- Οργανώνει και λειτουργεί το γραφείο Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος (ΟΠΣ), το οποίο σε συνεργασία με την αντίστοιχη υπηρεσία της Εθνικής Αρχής Συντονισμού, έχει την ευθύνη για την ορθή και απρόσκοπτη λειτουργία του ΟΠΣ στη Διαχειριστική Αρχή και παρέχει υποστήριξη προς τους χρήστες και τους δικαιούχους για την ορθή χρήση και λειτουργία του. Παρέχει τεχνική υποστήριξη και εκπαίδευση στο προσωπικό της Διαχειριστικής Αρχής για τη λειτουργία του εξοπλισμού και του λογισμικού.
- Οργανώνει και τηρεί βιβλιοθήκη εργαλείων, μελετών, στοιχείων και απαραίτητων βοηθημάτων για τις ανάγκες της Ειδικής Υπηρεσίας, στο πλαίσιο σχεδιασμού και προώθησης υλοποίησης πράξεων του Ε.Π.
- Χειρίζεται τα θέματα που αφορούν στην υλικοτεχνική υποδομή και το προσωπικό και ειδικότερα τα διοικητικά, οικονομικά και τα θέματα οργάνωσης και εκπαίδευσης τόσο του προσωπικού όσο και των δικαιούχων πράξεων του Ε.Π.
- Έχει την ευθύνη οργάνωσης ενημερωτικών συναντήσεων, εκδηλώσεων, καθώς και των συνεδριάσεων της Επιτροπής Παρακολούθησης του Ε.Π.
- Τηρεί το πρωτόκολλο και το αρχείο της Υπηρεσίας, έχει την ευθύνη διακίνησης των εγγράφων και την εν γένει γραμματειακή υποστήριξη των μονάδων και του προσωπικού της
- Βεβαιώνει το γνήσιο της υπογραφής και επικυρώνει αντίγραφα
Επισημαίνεται άλλωστε ότι η εμπειρία του Β΄και Γ΄ ΚΠΣ και η ανάγκη βελτίωσης της αποτελεσματικότητας, της ποιότητας και της διαφάνειας στη νέα αναπτυξιακή προσπάθεια θέτουν ως βασική αρχή για την αναβάθμιση της Διοικητικής Υποστήριξης την ενιαία, ευέλικτη και απλή διαδικασία κατά την εκτέλεση ενεργειών Τεχνικής Υποστήριξης Εφαρμογής, σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στις διατάξεις του Π.Δ.4/2002.